Objectif : Qualiopi

La loi du 5 septembre 2018 pour « la liberté de choisir son avenir professionnel » prévoit l’obligation de certification des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences, s’ils veulent bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Une obligation repoussée au 1er janvier 2022. Focus sur Qualiopi et retour d’expérience sur le parcours de certification.

La loi « Avenir Pro » prévoyait en effet une réforme en profondeur du développement de compétences :

  • Réforme du compte personnel de formation (CPF) : monétisation de ce compte, nouvelles possibilités d’abondement, nouvelle définition des formations éligibles, mise en place d’un CPF « de transition » et suppression du CIF, possibilité donnée à tout titulaire d’un CPF de gérer ses droits, de choisir sa formation, de s’inscrire et de payer en ligne, etc.,
  • Déploiement d’un conseil en évolution professionnelle enrichi,
  • Une nouvelle définition des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle,
  • La création du « plan de développement des compétences »,
  • Une nouvelle gouvernance de la formation professionnelle et de l’apprentissage avec la création de « France compétences »,
  • Une réforme du financement de la formation professionnelle et de l’apprentissage, etc.
Qualiopi

La marque Qualiopi est née de cette réforme

Qualiopi atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) qui souhaitent accéder à des fonds publics ou mutualisés. Elle concerne tous les prestataires, y compris les formateurs indépendants, dispensant des actions de formation, de bilans de compétences, permettant de faire valider les acquis de l’expérience et les formations par apprentissage.

La marque Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation – COFRAC sur la base du référentiel national qualité.

Ce référentiel est organisé autour de 7 critères qualité :

  1. Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
  2. Identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
  3. Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
  4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
  5. Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
  6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
  7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Pour chacun des 7 critères, le référentiel précise les indicateurs à mettre en œuvre, en fonction de la catégorie d’action concernée (action de formation, bilan de compétence, VAE, formation par apprentissage).

La certification peut également être délivrée par les instances de labellisation reconnues par France compétences sur la base d’un référentiel reconnu comme équivalent.

Quelques conseils pour réussir sa certification

Pour obtenir la marque Qualiopi, les prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent :

  • formuler une demande de certification auprès d’un organisme certificateur, présent sur cette liste ;
  • signer un contrat avec un organisme de certification ;
  • se soumettre à un audit initial, puis un audit de surveillance à plus ou moins 18 mois, enfin à un audit de renouvellement au bout de 3 ans.

La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l’issue du résultat favorable de l’audit initial.

La durée minimale de l’audit initial est d’une journée (Sauf détention préalable d’un label ou certificat repris dans la liste du CNEFOP) : cette durée dépend de la taille de votre structure, de son chiffres d’affaires, des actions de formation, parcours VAE, bilans de compétences et apprentissage proposés, et du nombre de sites à auditer.

L’Arrêté du 6 juin 2019 permet de définir la durée de votre audit.

Pour un organisme proposant des actions de formation avec un CA < à 150 000 euros (sans second site), la durée de l’audit de surveillance sera de 0,5 jour. Il a lieu entre un et deux ans après l’audit initial. L’audit de renouvellement, trois années plus tard, sera à nouveau d’une journée.

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En ce début d’année, LesAmbassadeursFR a décidé d’étendre ses activités de conseils en création et gestion d’entreprises, management, communication et conseil en gestion de carrière, en proposant des actions de formations, de bilans de compétences, permettant de faire valider les acquis de l’expérience ou réussir sa création / reprise d’entreprise.

Dans ce cadre, et afin de pouvoir proposer nos prestations de formation au plus grand nombre – notamment par le biais de la plateforme Mon Compte Formation – nous avons fait le choix de nous soumettre à la certification qualité.

1ère étape : Prenez connaissance du Référentiel Qualiopi

Un Guide de lecture du Référentiel qualité « Qualiopi » a été établi par le Gouvernement apportant de précieuses informations sur les modalités d’audit :

  • le niveau attendu du prestataire pour valider l’indicateur ;
  • des éléments de preuve ;
  • d’éventuelles précisions, notamment en fonction des catégories d’actions (formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, apprentissage) ou concernant les nouveaux entrants (prestataires dont l’activité vient de démarrer) ;
  • un glossaire.

Ce guide vous permettra de préparer votre audit : explication du but de l’indicateur d’appréciation, exemples de preuve pour chaque action…

Prenez votre temps pour cette étape : il vous garantira le succès de votre certification.

2ème étape : Faites le choix de l’organisme de certification

Le coût de la certification varie selon les organismes certificateur, mais aussi selon la taille de votre structure : il comprend les coûts de l’audit initial et celui de surveillance, les frais de déplacement sur site, les frais administratifs, parfois des frais annexes (en très petits caractères).

Au-delà du coût, chaque organisme propose une approche différente : comme pour tout, certains restent très « protocolaires » quand d’autres proposent une approche personnalisée, le but étant d’optimiser la réussite de la procédure de certification.

Le choix de l’organisme certificateur est un facteur important : optez pour celui qui correspondra à vos valeurs et vos attentes.

Liste des organismes certificateurs | ministère du Travail (travail-emploi.gouv.fr)

3ème étape : Déroulement de l’audit

entretien rendez-vous
Crédit photo : Mentatdgt – Pexels

Après une brève présentation, l’auditeur rappelle le cadre de sa mission, les méthodes utilisées, son obligation de confidentialité et de neutralité (il n’écrira aucun conseil même en cas de non-conformité). Enfin, il valide le planning de la journée.

🔹 L’auditeur consulte la liste complète des dossiers de formation de l’année en cours afin d’en examiner quelques uns de manière aléatoire. Pour faire cet échantillonnage il prend en compte la date de début de mise en conformité Qualiopi, définie par le responsable de l’organisme.

🔹 L’auditeur procède en deux temps :

  • Vérification de la maitrise du système qualité. Par des questions/réponses, l’auditeur vérifie que les membres de l’organisme peuvent expliquer les raisons de la mise en place de telle ou telle procédure. En cela, il s’assure que chacun maitrise bien le système qualité.
  • Éléments de preuve. Si l’auditeur considère que les explications de la première phase correspondent aux attendus, il demande des éléments de preuve. Ils sont fournis au fur et à mesure par l’organisme.

🔹 L’auditeur fait part de ses constatations au fur et à mesure, pour chaque indicateur : conformité, non conformité mineure ou majeure. Vous pouvez donc échanger avec lui et demander des explications si nécessaire.

🔹 L’auditeur présente sa synthèse de l’audit lors d’une réunion de clôture : il présente son impression générale sur la coopération de l’organisme, le niveau de qualité général, les éventuelles non-conformités pour chaque indicateur et la procédure à suivre en cas de non-conformité pour communiquer vos corrections et les délais (3 à 6 mois).

🔹 À la suite de cette réunion, l’auditeur rédige son rapport qu’il transmet à l’entreprise et à la commission de certification du certificateur. Ce dernier est le seul habilité à confirmer (ou infirmer) les conclusions de l’auditeur et à délivrer la certification officielle (sous 30 jours maximum).

L’organisme peut contester les non-conformités lors de la journée d’audit, pendant la réunion de clôture ou a posteriori. Les contestations sont d’abord transmises à l’auditeur. Si la démarche n’aboutit pas, vous pouvez vous adresser à l’organisme certificateur ou au COFRAC, en dernier ressort.

Le point de vue de CertUp – Maïeutika, organisme certificateur accrédité par le COFRAC

Maieutika

Pour réaliser cette prestation, LesAmbassadeursFR a fait le choix de l’organisme Maïeutika qui partage des valeurs communes : la bienveillance, le respect et l’engagement. Un choix synonyme de succès.

Nous avons demandé à Monsieur Dominique BOURGOIS, co-gérant et directeur opérationnel de Certup-Maïeutika, son point de vue sur cette préparation à la certification :

Pour tirer le meilleur parti d’un processus de certification Qualiopi, l’organisme, et en premier lieu son dirigeant, doit se poser la question du sens de cette démarche pour lui et pour l’organisme. 

Il doit être en capacité de répondre à la question « à quoi ça sert ? », « qu’est-ce que j’en attends pour l’organisme ?

Cette quête de sens évitera de rentrer dans une logique de conformité recherchée pour elle même !

Une fois que les organismes ont trouvé des réponses à ces questions et qu’ils les ont partagé en interne, les organismes qui tirent le meilleur profit de cette démarche ont procédé de la façon suivante :

🔹 Ils ont identifié et missionné un (e) pilote de la démarche, et ils lui ont alloué une quotité de temps de travail suffisante, fonction évidemment de l’ampleur de l’activité de l’organisme ;

🔹 Ils ont abordé le référentiel Qualiopi comme un système global, et non comme une succession d’indicateurs sans rapport entre eux ;

🔹 Le  pilote a organisé, en interne, des audits à blanc,  sur la base d’entretiens et d’analyses documentaires, véritables « chasse aux éléments de preuve » sur la base d’un échantillonnage d’actions, si possible réalisé collectivement pour garantir sa représentativité et l’absence de biais de partialité ;

🔹 A partir des constats issus de ces audits à blanc, ces organismes ont mis en œuvre des plans d’actions en vue  se mettre en conformité, si nécessaire.

Remarque concernant la chasse aux éléments de preuve : il n’est pas toujours facile d’identifier les éléments de preuve …Un des moyens consiste à se poser la question suivante : « de quoi sommes nous fiers ? ».

Dominique BOURGOIS, co-gérant et directeur opérationnel de Certup-Maïeutika

Plus d’informations : Qualiopi – Charte d’usage (travail-emploi.gouv.fr) | Qualiopi – marque certification qualité des prestataires de formation (travail-emploi.gouv.fr) | Guide-lecture-referentiel-qualite.pdf (travail-emploi.gouv.fr)

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