Dès lors que vous créez une entreprise, de nombreuses obligations administratives s’imposent, notamment si vous embauchez du personnel… mais pas que ! Et tout dépend également de l’activité que vous exercez.
Nous vous proposons un tour d’horizon des obligations en fonction de votre situation.
Les procès-verbaux sont établis sur un registre spécial ou sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité tenu au siège social et coté et paraphé soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal judiciaire, soit par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais.
Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.
Le registre spécial peut être tenu et les procès-verbaux établis sous forme électronique ; dans ce cas, les procès-verbaux sont signés au moyen d’une signature électronique.
Obligatoire pour les SA et SAS qui ne dépassent pas 100 actionnaires, il constate, par ordre chronologique, les changements dans la propriété des titres et éventuellement des nantissements des titres.
Le registre peut être paraphé par le greffe du tribunal de commerce.
Toute société doit impérativement procéder au dépôt d’un registre des bénéficiaires effectifs dès sa création. Il s’agit d’un document transmis au greffe du Tribunal de commerce visant à identifier toute personne physique exerçant directement ou indirectement un contrôle significatif sur la personne morale.
Le RBE doit faire figurer l’identité de chaque personne physique détenant strictement plus de 25% du capital social et/ou des droits de vote.
Le livre-journal est l’un des trois livres comptables obligatoires. Il s’agit du document qui enregistre tous les mouvements financiers – entrants et sortants – réalisés par l’entreprise.
Les opérations qui y sont inscrites doivent être enregistrées par ordre chronologique, et ce, quotidiennement.
Le grand-livre est le deuxième livre comptable obligatoire. Il s’agit d’un document qui répertorie tous les comptes auxquels l’entreprise a recours dans le cadre de sa comptabilité au cours d’un exercice comptable. Le grand-livre présente les mêmes informations que le livre journal.
Ce document est subdivisé en grands comptes comme les comptes financiers, les comptes de stocks, les comptes d’immobilisations et les comptes de tiers.
Livre Inventaire
Obligatoire pour les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d’imposition, ainsi que les sociétés commerciales, le livre d’inventaire permet le recensement des actifs et des passifs de l’entreprise.
Grâce à la réalisation de l’inventaire, une entreprise est en capacité d’évaluer chaque produit présent. Il concerne les entreprises qui ont une activité commerçante.
Il permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise et doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.
Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Obligatoire dans toutes les entreprises dès l’embauche du 1er salarié, il permet de consigner le résultat de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité auxquels peuvent être exposés les salariés.
L’évaluation des risques professionnels est de la responsabilité de l’employeur et s’inscrit dans le cadre de son obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés.
Registre spécial du repos hebdomadaire
Lorsque le repos hebdomadaire n’est pas donné toute la journée du dimanche, un registre spécial mentionne le nom des salariés soumis à ce régime particulier de repos.
Il précise le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié et est mis à jour lors du changement du repos hebdomadaire.
Il est tenu à la disposition de l’inspection du travail qui le vise au cours de sa visite ainsi qu’aux salariés qui en font la demande.
Registre des délégués du personnel
Obligatoire pour les entreprises disposant d’une instance représentative du personnel (soit 11 salariés en effectif et à équivalent temps plein sur l’année N-1), ce registre permet la retranscription des demandes des représentants du personnel et les réponses de l’employeur.
Obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés où est mis en place un CSE, ce registre contient lesdemandes écrites des membres de la délégation du personnel au CSE et vos réponses argumentées.
Il est tenu à la disposition de vos salariés, de l’inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.
Registre des dangers graves et imminents
Obligatoire dans chaque établissement doté d’un CSE, il est destiné à assurer la traçabilité des alertes faites et des avis émis par les représentants du comité et doit être tenu, sous votre responsabilité, à la disposition des membres du CSE.
Toutes les entreprises ont l’obligation de tenir à jour un registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d’environnement, qu’il tient à disposition des travailleurs et des représentants du personnel au CSE.
Ce registre doit permettre à un salarié s’il estime, de bonne foi, que les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en oeuvre par l’établissement font peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement, de donner immédiatement l’alerte.
Registre de sécurité incendie
Obligatoire pour les établissements recevant du public, les établissements recevant des travailleurs et les immeubles d’habitation, ce registre doit permettre à chacun de se tenir informé des règles de sécurité incendie et de recenser l’ensemble du matériel de lutte contre l’incendie présent dans l’établissement.
Le registre doit être mis à jour dès que les informations changent (personnel, adresses), que des contrôles ou opérations de maintenance du matériel sont effectuées, ou même des travaux de mise en sécurité.
Registre de vérification des installations électriques
Ce registre contient les résultats des vérifications électriques, les justifications des travaux et modifications effectués pour corriger les défauts constatés.
Les rapports établis à la suite de ces vérifications effectuées par un organisme accrédité sont annexés à ce registre qui est tenu à la disposition de l’inspection du travail.
Registre du travail par équipe
Obligatoire en cas d’organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, il contient les informations concernant la composition nominative de chaque équipe.
Ce registre ou ce tableau est tenu à jour et est tenu à la disposition de l’agent de contrôle de l’inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.
Registre des chantiers temporaires
Ce registre établit la liste des chantiers et autres lieux de travail temporaire (sauf pour les entreprises agricoles).
Il est tenu au siège de l’établissement.
Registres des travailleurs à domicile
L’employeur doit tenir une comptabilité séparée des matières premières et des fournitures destinées au travailleur à domicile.
Le registres de la comptabilité est tenu à la disposition de l’inspection du travail.
Steve Jobs
Conseil en stratégie et politique d’entreprise, conduite du changement et management des transitions - Conseil en communication, Social média et accompagnement éditorial
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