Outil essentiel pour faire face aux aléas de la vie de l’entreprise, le plan de continuité d’activité (PCA) a pour objectif de garantir la reprise et la continuité de ses activités en cas de sinistre ou d’un événement impactant son activité. Et ce, qu’il s’agisse d’évènements extérieurs à son entreprise ou d’évènements de la vie personnelle qui nous empêchent dans l’exercice de notre activité.
Et ces dernières années regorgent d’exemples à l’image des mouvements des gilets jaunes, de la crise sanitaire qui a eu un retentissement de grande ampleur dans tous les domaines de l’économie dès le début de l’année 2020, situation encore aggravée par la guerre en Ukraine qui a occasionné des difficultés d’approvisionnement, la hausse des prix de l’énergie, etc.
Tout cela sur fond de crise climatique qui nous contraint à accélérer notre stratégie RSE – Responsabilité Sociétale des Entreprises – notamment en réduisant nos consommations énergétiques, en relocalisant nos productions, etc.
Définition du Plan de Continuité d’Activité
La norme ISO 22301 définit le plan de continuité d’activité comme :
Un « processus de management holistique qui identifie les menaces potentielles pour une organisation, ainsi que les impacts que ces menaces, si elles se concrétisent, peuvent avoir sur les opérations liées à l’activité de l’organisation, et qui fournit un cadre pour construire la résilience de l’organisation, avec une capacité de réponse efficace préservant les intérêts de ses principales parties prenantes, sa réputation, sa marque et ses activités productrices de valeurs».
Le règlement n° 97-02 du Comité de la réglementation bancaire et financière du 21 février 1997 relatif au contrôle interne des établissements de crédit et des entreprises d’investissement donne la définition suivante:
Le PCA représente l’ensemble des mesures visant à assurer, selon divers scénarios de crises, y compris face à des chocs extrêmes, le maintien, le cas échéant de façon temporaire selon un mode dégradé, des prestations de services ou d’autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes de l’entreprise, puis la reprise planifiée des activités.
Retrouvez plus d’informations dans le Guide pour réaliser un plan de continuité d’activité
Une méthode simple pour élaborer un Plan de Continuité d’Activité
Selon la taille de votre entreprise, votre activité, le nombre de personnes qui travaillent avec vous, le plan de continuité d’activité peut s’organiser au moyen d’un tableau qui sera affiché dans votre entreprise et remis aux personnes de confiance qui seront amenées à intervenir.
Identifier les scénarios possibles
Il peut s’agir d’une panne d’électricité ou d’eau, d’un problème d’ordinateur, de caisse ou un appareil défectueux, un piratage informatique, un arrêt de travail ou un accident imprévu, etc…
Identifier les personnes à contacter
Pour chaque problème, il est important de lister les personnes à contacter, leurs coordonnées (téléphone, mail), rappeler où se trouve le répertoire téléphonique et le moyen d’y accéder, les numéros de contrat ou référence client, etc…
Identifier les personnes qui mettront en oeuvre le PCA
En cas d’indisponibilité de votre part, il est essentiel de constituer autour une « équipe PCA » qui prendra le relai, coordonnera les actions, contactera les clients, les techniciens ou fournisseurs, l’assurance, qui gèrera la communication en interne et en externe, etc…
Si vous êtes seul(e) dans votre entreprise, n’hésitez pas à demander à des membres de votre famille, amis, collègues dans la profession ou au sein de votre syndicat professionnel, comptable, banquier, etc…
Et surtout, remettez le tableau à chaque personne concernée.
Atténuer les conséquences de l’évènement
Vous avez identifié les situations possibles, les parties prenantes, … il est important d’établir des scénarios qui vous permettront d’assurer la continuité de l’activité et une reprise en toute quiétude.
Puisez dans vos expériences passées et surtout, à chaque nouvelle crise, actualisez le Plan de Continuité d’Activité pour qu’il soit toujours opérationnel.
Elaborer un Plan de Continuité d’Activité selon les activités de l’organisation
Etape 1 – Définir le contexte, les objectifs et les obligations de l’entreprise
Listez l’ensemble des activités essentielles qui permettent à votre entreprise d’atteindre ses objectifs et de respecter ses obligations.
Etape 2 – Identifier et formaliser les besoins de continuité
Pour chaque activité essentielle, définissez le niveau de service minimal indispensable et la durée maximale d’indisponibilité possible.
Etape 3 – Identifier et gérer les risques prioritaires
Identifiez, analysez et évaluez les risques et, pour chacun, leur probabilité de survenue.
Etape 4 – Choisir les scénarios à prendre en compte
Décidez des actions visant à éliminer chaque risque ou à en limiter les effets (actions de prévention, assurance, etc.).
Etape 5 – Formaliser les moyens et procédures
Qu’il s’agisse de ressources humaines, des systèmes d’information et de communication, des partenaires, formalisez les actions à mettre en œuvre pour faire face à une crise et ainsi assurer la continuité de l’activité.
Etape 6 – Gérer la communication
Organisez une veille pour anticiper et qualifier la crise, et communiquez en interne et en externe tout au long de la procédure.
Etape 7 – Rédiger le plan de continuité et la documentation associée
A partir des étapes précédentes, rédigez et documentez l’ensemble des procédures et moyens à adopter en cas de crise.
Etape 8 – Faire évoluer le plan
Actualisez régulièrement le Plan de Continuité d’Activité afin qu’il soit opérationnel.
Eléments du Plan de Continuité d’Activité par activité de l’organisation
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