Frais professionnels : Ce que vous pouvez vous faire rembourser

Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé [gérant SARL ou Président SAS] et que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions pour l’entreprise. Le dédommagement de ces frais peut prendre différentes formes… On vous dit tout !

Sont concernés :

  • Tous les travailleurs salariés, y compris les salariés employés par des employeurs n’ayant pas d’établissement en France.
  • Tous les travailleurs assimilés salariés, affiliés au régime général, dont les gérants minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée, les présidents directeurs généraux de société anonyme et les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées (SAS).
  • Dans la fonction publique, les fonctionnaires pour la détermination de l’assiette de la CSG et de la CRDS et les agents contractuels pour l’ensemble des cotisations et contributions de sécurité sociale.

Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme :

  • d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ;
  • d’un versement d’allocations forfaitaires ;
  • de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n’étant ouverte qu’à certaines professions.

Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Ils sont aussi exclus de la base CSG-CRDS.

Quels sont ces frais professionnels

Les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l’employeur est tenu de lui rembourser. Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale et à CSG-CRDS.

Il s’agit notamment de :

Les titres-restaurant

Pour être exonérée des cotisations de Sécurité sociale, la contribution patronale au financement des titres-restaurant doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre. Reste donc à la charge du salarié entre 40 % et 50 % de la valeur du ticket.

Montants au 1er janvier 2022 au 31 août 2022Montants à compter du 1er septembre 2022
Exonération maximale de la participation patronale
5,69 €
Exonération maximale de la participation patronale
5,92 €
La valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l’exonération maximale est comprise entre 9,48 € et 11,38 €.La valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l’exonération maximale est comprise entre 9,87 € et 11,84 €.

Pour en savoir plus sur les titres-restaurant – URSSAF

Indemnité de grand déplacement

Le grand déplacement se caractérise par l’impossibilité, pour le salarié en situation de déplacement, de regagner son domicile chaque jour. L’indemnité de grand déplacement a pour objet de couvrir les frais supplémentaires de nourriture et de logement engagés par le salarié dans cette situation.

L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :

  • la distance lieu de résidence / lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) ;
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Pour en savoir plus sur les indemnités de grand déplacement

Indemnité de petit déplacement

Le remboursement de frais de repas est exonéré de cotisations pour un salarié :

  • en déplacement professionnel ou sur un chantier ;
  • ou contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de sujétions particulières.

L’indemnisation des frais professionnels liés aux repas peut s’effectuer sous la forme d’allocations forfaitaires ou en fonction des dépenses réellement engagées par le salarié.

Pour en savoir plus sur les indemnités de petit déplacement

Mobilité

Les frais engagés par votre salarié dans le cadre d’une mobilité professionnelle sont considérés comme des charges particulières inhérentes à l’emploi.

Nature de l’indemnitéLimite du forfait
Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée ne pouvant excéder 9 mois77,20 €
Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement1 547,20 €
Majoration de l’indemnité d’installation par enfant à charge (dans la limite de 3 enfants)129,00 €
Montant maximum de l’indemnité d’installation exonérée1 933,90 €
Frais de déménagementDépenses réelles
Mobilité internationaleDépenses réelles
Mobilité de la métropole vers les territoires français situés Outre-mer et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autreDépenses réelles
Montants au 1er janvier 2022

Pour en savoir plus sur les frais liés à la mobilité professionnelle

Evaluation des frais engagés par le salarié en télétravail

NATURE DES FRAISEVALUATION DES FRAIS
Les frais fixes
– Loyer – Montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute
– Taxe d’habitation
– Taxe foncière sur les propriétés bâties
– Taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères
– Charges de copropriété
– Assurance multirisque habitation
Valeur réelle
Quote-part de l’ensemble des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel au prorata de la superficie totale de l’habitation principale.

Exemple : Appartement de 70 m² dont 10 m² pour l’usage professionnel. Le loyer s’élève à 370 €/mois, la taxe d’habitation à 35 €/mois et la prime d’assurance à 15 €/mois. Le montant des frais déductibles s’élève donc à 420 x 10 / 70 = 60 €.
Les frais variables
– Chauffage et/ou climatisation
– Electricité
Valeur réelle
Quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel.
Dépenses d’acquisition du mobilier
– Bureau ergonomique
– Fauteuil ergonomique
– Etagères, meubles de rangement
– Lampe de bureau
Prêt de mobilier : absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible ; avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.

Achat du mobilier par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire : remboursement des frais exclu de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.
Frais liés à l’adaptation du local
– Frais de diagnostic de conformité électrique.
– Installations de prises (téléphoniques, électriques…)
– Modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail
Valeur réelle 
L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture (travaux aménagement).
Matériels informatiques et périphériques : ordinateur, imprimante, modem.Prêt de matériel : absence de dépenses supplémentaires du travailleur salarié ou assimilé, pas de remboursement de frais possible ;avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.

Achat de matériel par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire remboursement des frais et exclusion de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.
Consommables (ramettes de papier, cartouches d’encre…).Remboursement exonéré des cotisations sociales sur justificatifs des frais engagés.
Frais de connexion au réseau téléphonique, frais d’abonnement (téléphonique, Internet…).Remboursement exonéré des cotisations sociales sur justificatifs des frais engagés.

Au début de la crise sanitaire, l’URSSAF et ensuite le BOSS ont confirmé que l’allocation forfaitaire allouée à un salarié en situation de télétravail est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale :

  • de 10 euros par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine
  • ou de 2,50 euros par jour de télétravail, dans la limite de 55 euros par mois.

La mesure est confirmée par un arrêté du 24 octobre 2022 fixant la valeur du coefficient prévu au II de l’article 1er de la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022 et modifiant l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale. Cela concerne seulement certaines dépenses supportées par le salarié :

  • les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
  • les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

Pour en savoir plus sur le télétravail

La déduction forfaitaire spécifique

Pour certaines catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, artistes, VRP…), les employeurs sont autorisés à appliquer à la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et des contributions d’assurance chômage et d’AGS une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

En cas d’application par l’employeur de la déduction forfaitaire spécifique, la base de calcul des cotisations est constituée par le montant global des rémunérations, indemnités, primes, et le cas échéant des indemnités versées à titre de remboursement de frais professionnels à laquelle on applique la déduction pour frais professionnels correspondante à la catégorie professionnelle du salarié.

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels
La déduction forfaitaire spécifique

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